Modulo raccolta contatti in fiera: il modello da scaricare e cosa farci dopo
In fiera i contatti si raccolgono in tanti modi: biglietti da visita in una ciotola, due righe sul retro, un nome detto al volo e ricordato a metà. Il problema arriva il lunedì dopo, quando qualcuno deve richiamare e non sa più chi voleva cosa.
Qui trovate un modulo per la raccolta dei contatti in fiera, pronto da stampare in PDF, e un foglio Excel per il dopo. Prima però vale la pena dire a cosa serve davvero, perché un modulo compilato bene e mai richiamato vale quanto un biglietto da visita perso.
A cosa serve un modulo per i contatti in fiera
Il biglietto da visita dice chi è la persona. Non dice cosa cercava, quanto era urgente e chi del vostro stand deve richiamarla. Sono le tre informazioni che servono il lunedì, e sono le prime che si perdono.
Il modulo serve a fermarle mentre la conversazione è ancora fresca: due minuti alla fine di ogni incontro, compilati da chi ha parlato con il visitatore. Non sostituisce il biglietto, lo completa. Per questo nel modello c’è uno spazio dove pinzarlo.
I campi che servono
- Chi è: nome e cognome, ruolo, azienda, città e paese. Il ruolo conta più di quanto sembri: un buyer e un titolare si richiamano in modo diverso.
- Come raggiungerlo: email e telefono.
- Cosa cerca: il prodotto, la lavorazione o il problema da risolvere, con le sue parole. È il campo più importante, e quello che si compila peggio.
- Quantità, tempi, budget indicativo: basta un ordine di grandezza. Separa chi raccoglie cataloghi da chi ha un progetto.
- La priorità: A vuole un preventivo, B da seguire, C solo informazioni. Si decide allo stand, non in ufficio una settimana dopo.
- Chi lo richiama ed entro quando: un nome e una data, al massimo sette giorni.
- In testa al modulo: la fiera, la data e chi ha raccolto il contatto.
Se un campo non vi serve, toglietelo. Un modulo lungo si compila a metà, e un modulo compilato a metà è un biglietto da visita con più carta.
Cartaceo o digitale?
Dipende da quante persone passano dallo stand e da chi compila.
- La carta funziona sempre, anche senza rete e con le mani occupate. Il limite arriva il lunedì: qualcuno deve ricopiare tutto.
- Un tablet o un modulo online con un QR code mandano i dati direttamente in un foglio o nel CRM. Servono però la rete e qualcuno che li usi davvero, anche nell’ora di punta.
- L’app dell’organizzatore per scansionare il badge, che molte fiere offrono agli espositori, è la più veloce. Il badge però dice chi è la persona, non cosa cercava: le note vanno aggiunte comunque.
Il mio consiglio: scegliete lo strumento che il vostro stand userà anche il terzo giorno, alle sei di sera. Spesso è la carta, e va benissimo, purché il lunedì qualcuno la trasformi in righe di un foglio.
Privacy: l’informativa e il consenso
Quando raccogliete i dati di una persona dovete informarla sul trattamento dei dati, cioè chi li tratta e per cosa: è l’informativa prevista dall’articolo 13 del GDPR. Nel modulo c’è una versione breve, con gli spazi per il titolare del trattamento e per l’indirizzo a cui scrivere. L’informativa completa ha altre voci, per esempio per quanto tempo tenete i dati: il modo più semplice è pubblicarla sul sito e richiamarla nel modulo.
Poi ci sono due cose da tenere distinte:
- richiamare qualcuno per la richiesta che vi ha fatto allo stand;
- mandargli newsletter e comunicazioni commerciali. Per questo serve un consenso esplicito, con una casella che la persona spunta da sé.
Il testo del modello è un punto di partenza, non un parere legale: fatelo rivedere dal vostro consulente privacy prima della fiera.
Scarica il modello
- Il modulo in PDF: un foglio A4 con due moduli, da stampare e tagliare.
- Il registro in Excel: il foglio «Contatti» ha le stesse colonne del modulo, più quelle del dopo (richiamato il, preventivo inviato il, valore, esito). Il foglio «I tre numeri» li calcola da solo.
Il follow-up dopo la fiera: i tre numeri
Qui sta la parte che quasi nessuno fa. Ho letto 200 post pubblici in italiano, usciti fra settembre 2025 e marzo 2026, su tre fiere della meccanica: MECSPE Bari, Fornitore Offresi e MECSPE Bologna. 83 erano annunci del tipo «vi aspettiamo allo stand». 12 erano espositori che raccontavano com’era andata. In nessuno dei 12 c’era un numero: né contatti, né preventivi, né ordini.
Non vuol dire che quelle aziende non li contino. Vuol dire che, quando si racconta una fiera, si racconta l’atmosfera. Io proporrei di contare tre numeri, sempre gli stessi:
- Quanto vi è costato un contatto: la spesa totale della fiera (stand, allestimento, viaggi, alberghi, giornate delle persone) diviso i contatti raccolti.
- Quanti contatti avete richiamato entro sette giorni: non «li abbiamo sentiti», ma quanti, su quanti.
- Quanti sono diventati un preventivo entro trenta giorni: è l’unico numero che dice se la fiera è servita.
Il foglio Excel li calcola da solo, se per ogni contatto scrivete la data del richiamo e quella del preventivo. Alla fiera successiva avrete un confronto, e una risposta alla domanda che ogni anno torna quando si fa il budget: questa fiera, la rifacciamo?
Gli errori più comuni
- Tenere i biglietti da visita in una ciotola, senza una riga di note.
- Compilare i moduli a fine giornata, a memoria.
- Non decidere chi richiama. Se devono farlo tutti, non lo fa nessuno.
- Richiamare tutti allo stesso modo, senza una priorità.
- Mandare a tutti la stessa mail di ringraziamento e fermarsi lì.
- Aggiungere i contatti alla newsletter senza il loro consenso.
- Non contare niente, e decidere la fiera dell’anno dopo a sensazione.
Domande frequenti
Meglio il modulo o il biglietto da visita?
Tutti e due. Il biglietto porta i dati, il modulo dice cosa cercava la persona e chi la richiama.
Quanti campi deve avere?
Quelli che il vostro stand compila davvero in due minuti. Se un campo resta sempre vuoto, toglietelo.
Serve un CRM?
Per partire no, basta il foglio Excel. Il CRM serve quando i contatti diventano tanti, o quando più persone li seguono insieme.
Entro quando richiamare?
Io metto sette giorni come limite. Dopo, il visitatore ha visto molti altri stand, e il ricordo della vostra conversazione si sbiadisce.
Posso usare il modello per la mia azienda?
Sì, è fatto per questo. Adattatelo, e per la parte privacy sentite il vostro consulente.
Se volete capire se le vostre fiere stanno rendendo, e cosa cambiare prima della prossima, si parte da una chiamata di 40 minuti, senza costi.
Giovanny Giraldo · Fractional Marketing Manager per le aziende manifatturiere
Le vostre fiere stanno rendendo?
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